Un sencillo modelo de proceso de cambio centrado en la persona, inspirado en el cuento del Mago de Oz, para gestionar la adaptación al nuevo entorno del trabajo a distancia.
Presento un extracto de la ponencia que realicé en directo sobre la importancia de la gestión del cambio centrado en la persona. Algo importante para recordar en estos tiempos en los que, bruscamente, hemos migrado hacia el teletrebajo. La ponencia se tituló: Psicología, gamificación y teletrabajo y la realice en el evento «El lado humano del teletrabajo» . La propuesta es que, para evitar el fracaso ante nuevos escenarios, una organización debe diseñar sus procesos centrados en las personas más que en la tecnología o en la propia actividad. Para esto la psicología y la gamificacion son dos potentes recursos.
Para conocer tu estilo de gestión del tiempo, responde Yes a aquellas frases con las que estés de acuerdo y No a aquellas con las que no estés de acuerdo.
La ergonomía es una celda de aire – Valmar of Littletower
Un entorno crítico: ¿Sabemos pensar?
El pensamiento crítico supone energía, entrenamiento, y tiempo. Sí, parece demasiado exigente para ser popular.
A esto sumamos que es una gran ventaja para los manipuladores de masas contar con un público que no se cuestione la información que recibe o los datos que se presentan. El resultado el aumento de la tendencia es tragar ideas sin masticar, es decir pensar poco y sólo si es necesario, preferimos que nos lo den pensado.
Sin embargo, el pensamiento crítico está la segunda de las 10 competencias clave para prosperar en el siglo en la 4ª revolución industrial que ya iniciamos.
El pensamiento crítico como cualquier tipo de pensamiento (lógico, abstracto, creativo,..) para sacarle partido requiere voluntad y entrenamiento.
Pero para ello, tenemos que salir de la trampa de la comodidad. El pensamiento consume energía y el cuerpo tiende a ahorrarla. La economía cerebral funciona de la misma forma que la agilidad corporal si no se entrena se va perdiendo.
La jaula de la Ergonomía.
Nuestro cuerpo tiene gran potencial de movimiento, y al mismo tiempo busca la comodidad. La ergonomía es la ciencia que hace adaptar el entorno para que nuestros movimientos no sean forzados, sean eficientes (ahorren energía) y nos encontremos cómodos.
En la naturaleza no hay ergonomía, el hombre primitivo se adaptaba al espacio y a los objetos. Ahora mediante los diseños ergonómicos es a la inversa el entorno se adapta a nosotros. Estamos tan acostumbrados a estar en sillas cómodas no aguantamos un minuto sentados en el suelo o en una piedra. Son tan cómodos los asientos que eliminan la voluntad de moverse. Pero además, ya tenemos herramientas que nos facilitan la vida sin movimientos, estamos llenos de manos libres, controles remotos y domótica. Moverse cada vez es más un esfuerzo mental. Si no te lo propones puedes vivir casi sin usar el esfuerzo físico.
Al pensamiento le pasa lo mismo, tenemos tan a mano razonamientos precocinados y fáciles de entender que no necesitamos razonar por nosotros mismos. Nuestra capacidad de adaptación va mermando.
Nos admiramos de proezas físicas como la elasticidad de los gimnastas, la agilidad de los dedos de un pianista, o la fortaleza de un alpinista. Sin embargo olvidamos que con algo de tiempo y esfuerzo podríamos estar muy cerca de ellos o superarlos.
Podremos intuir que, por nuestros hábitos acomodados apenas usamos menos del 10% de lo que podemos conseguir con nuestra capacidad física.
En el caso del cerebro se dice continuamente esto mismo, apelando a poderes mágicos u ocultos de nuestra mente. Sin embarto, el único poder mágico demostrado es esforzarse y ponerse a practicar.
Podrás volar si te levantas, dejas la comodidad atrás, abres la puerta y escapas de la jaula de la ergonomía mental.
«El problema real no es si las máquinas piensan, sino si lo hacen los hombres.» (B. F. Skinner)
Hay mucho ruido con el asunto de que los robots nos quitarán el trabajo.
De vez en cuando nos consolamos con comentarios del tipo: «Nunca atenderán como una persona.», «Siempre es mejor el trato personal»…
Y me preguntan: ¿Crees que será verdad?
Yo respondo: pues no lo sé.
Hay soluciones tecnológicas que han superado claramente a las analógicas. Recuerdo el tema de la fotografía: «siempre será mejor una foto de toda la vida» .. ahora las de toda la vida son digitales.
En cuanto a ser atendido por personas. Es probable que un robot tenga más dificultades para sustituir una excelente atención personalizada humana. Pero si vemos, por un lado lo que las empresas invierten en formar personas en habilidades de comunicación y atención al cliente, y por otro la motivación, actitud y preparación de algunos humanos, puedo prever que en muchos casos su atención será fácilmente superable por robots.
No es la primera vez que entro o llamo a un lugar para ser atendido y siento que tengo que pedir perdón por interrumpir el crucigrama o la meditación de la persona que se supone me va a atender. Esto ocurre incluso con propietarios del negocio. Al menos un robot, puede ser verdaderamente multitarea y podría compaginar el crucigrama con atenderme y decirme «hola» de forma amable.
Hace poco participé con un grupo en el desarrollo de asistentes de voz con personalidad para herramientas domésticas. Puedo asegurar que muchos de los bots que se presentaron eran más vivos y simpáticos que muchos responsables de atención «personalizada». Eso sí, un poco limitados, aún.
Los humanos para competir deberemos de ser conscientes de que debemos desarrollar y diferenciarnos por nuestras competencias más humanas. Para ello, no debemos dar nada por sentado y seguir aprendiendo. Al fin y al cabo el aprendizaje es una forma de programación, lo importante es que nuestro algoritmo sea mejor que el suyo y de momento para ello solamente tenemos unos pocos recursos: actitud, formación, entrenamiento y práctica.
Si no, pronto oiremos: «por favor, quiero que me pasen con un robot.»
El Efecto Zeigarnik es la tendencia a recordar tareas que están en marcha o inacabadas con mayor facilidad que las que han sido completadas. Me parece un efecto interesante para reflexionar sobre cómo usamos nuestra atención y memoria en la realización de tareas.
Para ello usaremos una experiencia que casi todos hemos vivido en algún momento, preparar el equipaje.
Suele haber dos formas en las que las personas preparan su maleta ante un viaje:
Hacerlo de un tirón: en este método están por un lado, los que lo hacen al principio con tiempo, y por otro, la gran mayoría que lo hace al final y con prisa. Además, se puede hacer a lo loco u ordenadamente o con una lista.
Método de la maleta abierta: hacerlo poco a poco a la vez que otras tareas habituales. Con tiempo, desde que sabes que lo tienes que hacer, dejas la maleta abierta (o un lugar seleccionado) y vas metiendo lo que se te va ocurriendo hasta el día del viaje en el que revisas, cierras la maleta y te vas de viaje.
La ventaja de este último método es que vas poco a poco sin la presión final. Además, la presencia de la maleta te ayuda a recordar otras cosas: tengo que revisar billetes, verificar alojamiento… Se puede combinar con una libreta y un bolígrafo para anotar cuando no tienes a mano la maleta.
La desventaja es que la maleta está ahí presente, y esto puede ser un poco molesto.
Un ejemplo de este método aplicado a otro entorno podría ser preparar un artículo o una presentación en público. También tiene una fecha fija, el periodo de preparación habitualmente es largo y suele ocurrir que se deja para el final. Lo cual puede ser muy estresante. Si dejo la maleta abierta, podré ir avanzando poco a poco, sin prisa pero sin pausa, de modo que al final llego a la fecha y lo tengo todo listo.
Así funciona el efecto Zeigarnik, es como si reservara una parte de la atención y memoria en un segundo plano para esta tarea inconclusa. Como si dejaras abierta una maleta en la cabeza para mantenerte pendiente y que no se te olvide que tienes que terminar algo.
Esta reserva de atención, requiere usar «energía psíquica» activada para esta tarea, por ello también produce cierta tensión y tener demasiadas «maletas abiertas» puede ser estresante. De ahí que nos guste tanto cerrar asuntos pendientes. Y por otra parte, al relajar esta energía se nos olvida gran parte de lo que hemos hecho o aprendido. Pasado el examen se nos olvida gran parte de lo estudiado.
Una vez que has terminado el viaje, vacías el contenido metes la maleta en el armario y te olvidas.
El uso del tiempo marca la diferencia de éxito en empresas y en personas
El recurso “tiempo” es el factor más común del que disponen las empresas. Todas las organizaciones parten cada día, desde su primer minuto, con el mismo número de horas. Aún con el mismo tiempo, no a todas les alcanza para realizar aquellas actividades necesarias para el logro de sus objetivos. Esto les que supone un freno y pérdidas de oportunidades no recuperables para su negocio. Entonces, si las empresas disponen del mismo tiempo ¿Qué hace que unas le saquen más partido que otras? ¿Dónde está la diferencia?
La diferencia está en la profesionalidad y eficiencia del uso del factor tiempo dentro de toda la empresa y en cada una de sus personas, especialmente entre la dirección. Esto implica la toma de conciencia de toda la organización del valor del tiempo y de su adecuada gestión.
Veamos algunas características de las personas y organizaciones satisfechas con su gestión del tiempo:
Son conscientes del valor del tiempo tanto en momentos de alta actividad como en momentos de relajación.
Tienen claro lo que quieren conseguir. Qué quieren realizar en un plazo determinado.
Prestan atención a cuándo están utilizando su tiempo para la realización de sus objetivos y cuándo para otros fines.
Trabajan en visualizar metas y escenarios para lograrlas en plazos previamente definidos a largo, medio y corto.
Aprenden nuevas estrategias y técnicas para mejorar en la gestión de su propio tiempo.
Saben observar y aprender de la experiencia propia o ajena y adaptar su comportamiento para mejorar continuamente.
Y, más allá de su tiempo, son conscientes del valor tiempo en los demás y de gestionarlo con eficacia cuando trabajan en equipo. Comparten prioridades.
El uso del tiempo puede ser un arte, y como tal se apoya en una serie de técnicas que hay que dominar.
A menudo utilizo la siguiente metáfora sobre el uso del tiempo:
“El tiempo es un lienzo en blanco del que todos disponemos para realizar nuestra obra maestra. Pero tiene una condición, si nosotros no damos las pinceladas otros se encargarán de hacerlo. El cuadro queramos o no se va a pintar. Por mucho que esperemos no permanecerá en blanco, será obra nuestra o de otros. Al final, ¿quién queremos que pinte nuestro cuadro en el tiempo? Si queréis hacer una obra maestra, ya podéis comenzar a trabajar en los bocetos: definid objetivos, planificad, actuad, retocad lo necesario… ¡Haced vuestro uso del tiempo digno de un gran museo!.
Ninguno hay que no pueda ser maestro de otro en algo.
Baltasar Gracián (1601-1658). Escritor español.
Cada vez hay menos dudas, la formación es una inversión a medio y largo plazo y así lo entienden la mayoría de las empresas. En España, según un reciente estudio de la formación en las empresas españolas de la CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales), en el 88% de las empresas españolas se lleva a cabo algún tipo de actividad de formación. Este dato es significativo si se compara con el del último estudio de estas características realizado por el Ministerio de Trabajo y el Eurostat en 1993 en el que este porcentaje era tan sólo de un 27%.
Por otra parte, los ajustes en formación derivados de la crisis han hecho que muchas empresas se hayan dado cuenta de las nefastas consecuencias de estos periodos sin un adecuado plan de formación: desactualización, disminución de calidad, desmotivación, falta de compromiso, en definitiva, menores resultados y menor productividad. Y sobre todo, un mayor riesgo de obsolescencia y falta de competitividad de cara a un futuro inmediato.
Como vemos, las empresas ya son conscientes de la necesidad de una adecuada gestión de la formación. La mayoría del tiempo y recursos destinados a la formación en la empresa consisten en la adquisición de programas de formación de proveedores externos. Algo que, aun siendo necesario para la actualización y renovación de conocimiento, no cubre suficientemente las necesidades actuales de las empresas al depender de tiempos y recursos limitados.
Como vemos, las empresas son ya conscientes de la necesidad de una adecuada gestión de la formación. Por otro lado, la mayoría del tiempo y recursos destinados a la formación en la empresa siguen consistiendo en la adquisición de programas de formación de proveedores externos. Algo que, aun siendo necesario para la actualización y renovación de conocimiento, no cubre suficientemente las necesidades actuales de las empresas al depender de tiempos y recursos limitados. Además deja de aprovechar el talento interno que, parafraseando a Antonio Machado, “se pierde si no se da”.
Todos conocemos en nuestras empresas a personas brillantes y expertos de alto nivel. Sin embargo ¿Están preparados para transmitir su experiencia?
A veces, defrauda ver como empresarios, directivos y profesionales altamente experimentados cuando son llamados a compartir y exponer su conocimiento ante una audiencia, se transforman en un verdadero tostón. Es lógico, durante años se han entrenado para aportar resultados en sus respectivas materias, pero no, para formar o trasmitir su conocimiento.
En el otro lado, también tenemos la experiencia de atender con emoción a algunos directivos y profesionales que además de tener una carrera son capaces de fascinarnos, como verdaderas estrellas, cuando transmiten sus conocimientos, fracasos y logros.
La diferencia está en un detalle, además de trabajar, resolver y conseguir resultados, estas personas se han formado en cómo motivar a las audiencias y transmitir sus ideas con eficacia. Se han ido transformando en verdaderos maestros, capaces de enseñar.
Ya lo decía Cicerón hace más de 2000 años: Si quieres aprender, enseña.
Otra vez el nuevo curso, y otra vez nuestros padres nos levantan a las 7,30 para ir al cole. Ya pasaron las vacaciones en las que nos dejaban dormir un poquito más.
Recordáis la escena:
La mamá, despertándote cariñosa y firme a la vez:
Venga, Carlitos, despiértate, tienes que ir al cole, sabes que no debes llegar tarde.
Jo, pero no quiero, me aburro. – murmura mientras se acurruca Carlitos.
Ya hijo, pero mira, tienes que ir porque si no luego te ponen falta.
Ya pero es que los niños se meten conmigo.
Si, pero tienes que ser disciplinado y responsable – Suspira la madre, y le recuerda ya un poco cansada – y sobre todo porque tú eres el maestro.
Es increíble lo que nos costaba de niños despertarnos pronto y lo que les costaba a nuestros padres empujarnos día a día, minuto a minuto:
Despierta, hijo, no te lo repito más.
Venga – ya con cierto desespero – desayuna, no te entretengas.
Deja de jugar y ponte el abrigo.
Era difícil, y sin embargo, ya adultos no necesitamos ni el despertador para levantarnos. Se terminan las vacaciones, y ahí estamos, dispuestos para la batalla. ¡Hay que ver cómo hemos ganado iniciativa, responsabilidad y otras cosas de mayores!
Pero ¿Es esto es así realmente? ¿quién nos despierta?¿quién nos hace desayunar sin entretenernos en tonterías? ¿quién nos anima a ir al trabajo?
¿Nosotros? no creo. Si por nosotros fuera estaríamos pegados a la almohada hasta el segundo aviso del hambre o del pis.
No, ahora los que nos recuerdan la responsabilidad son los clientes*. O eso es lo que parece, pero yo me he dado cuenta del hechizo: los clientes son los padres; lo que pasa es que un potente y perverso encantamiento del Sabio Frestón los tiene ahí disfrazados para que sigan dándonos caña sin que los veamos, para que nos hagan trabajar y ser mejores. Si no fuera por ellos, estaríamos del sofá al parque toda la semana.
Así que, como queremos a los papás, hemos de querer a los clientes, que, a veces importunan pero sabemos que es por nuestro bien y por que nos quieren.
Os dejo unas pistas que me hicieron sospechar del Sabio Frestón:
Pistas para descubrir que los clientes son los padres
Padres
Clientes
Te despiertan a pesar de que sigues con sueño
Lo mismo
Te obligan a asearte y peinarte
Lo mismo
No te dejan jugar en el desayuno o después
Lo mismo
Se molestan si llegas tarde
Lo mismo
Siempre están pendientes de que no pierdas el tiempo
Lo mismo
Quieren que dejes ser perezoso y les ayudes
Lo mismo
No te dejan que digas palabrotas
Lo mismo
Te conviene mantenerlos contentos
Lo mismo
Les debes tu existencia
Lo mismo
¿ Y tú? ¿Te has dado cuenta de más pistas?
* El Sabio Frestón es muy travieso y dónde unos ven clientes otros ven jefes, pero es una ilusión, en el fondo es igual.
“Show me a person who knows to lose and I’ll show you that you are a big loser”
Vincent Lombardi
There is increasing talk about the gamification as a solution to motivate people with different objectives: social change, marketing, healthy habits, human resources and so on.
As usual, the widespread emphasis is focused on the most colorful elements: aesthetics and technology; what might be called “scenic” aspects. However, especially when we talk about gamification of internal processes, i.e., those that occur within organizations, are often forgotten the human aspects.
From the point of view of the people, it is important to consider the direct participants of the gamification, as I already mentioned in a previous post. This is fundamental in gamification of processes related to the management of people into the organization: business process, innovation, human resources, change management, etc.
But there are another indirect participants that many times are overlooked and that are very important for the project to be successful and I mean whit this the managers, team leaders, supervisors or directors in general. The type of leadership that they can potentiate or turn off the beneficial effects of a “gamified” context.
It is useless if we have a great system of gamification if the executives involved are not using the proper style of leadership.
And which style should be used by an executive to adequate to a gamified model of management? Well, it’s not hard to deduct, should be enough to analyze some key characteristics of the videogames to realize that the type of leaders we need match in several aspects with the model of positive leader that the successful organizations must have:
Videogames elements
Characteristics of the positive leader / Game-leader
Wilfulness
Persuasion: He/she knows the team and its aspirations, is sable to involve and moving wills more than enforcing.
Clear goals
Clear objectives: He/she has a purpose in mind and is able to transmit it correctly to the team.
Concrete rules
Coherence: He/she adopt clear rules and fair ones that are accepted and understood by everyone.
Rewards
Acknowledges the effort: He/she knows how to recognize the achievements and efforts.
Challenges
Defies: He/she create challenges to develop and stimulate to push people out of their comfort zones and avoid the stagnation and grow professionally.
Feedback
Orient: He/she knows how to give feedback in a professional and proper way, addressing the facts and respecting people.
Aesthetics
Gives attention to form: He/she is careful giving his/her own example, manages the non-verbal communication, spaces and times. Promotes a strong organizational culture.
Retries
Motivate: He/she gives support in difficult times, encourages, invite to action. He/she know that every single attempt is an opportunity of learning and improvement. Observes the progresses more than the mistakes.
Storytelling
Vision: He/she has a clear vision that gives sense to the task and effort, transmit it and remind it very often.
Levels
Develop: He/she adapts the difficulty of the task to the ability (Flow: Optimal experience channel), stimulate. Delegates though an adapted and scheduled process.
We are really serious here, no matter that it comes from the videogame field. It’s not about forgetting the efforts or difficulties, but to give them sense and value. This is the mission of a leader and the goal of a proper gamification design. This will push the team to a positive approach towards their work.
In internal gamification the leader is key to generate an attractive work experience that can motivate, promote learning and achievement of objectives. It’s very important to verify and develop the leadership abilities if we want an organization to be successful.
More even if we intend to use the gamification as a way to bring about changes in the internal processes. What is your level in these skills and competencies? Do we know if our managers are ready? Assessment and training in leadership, coaching, feedback techniques, communication… and other management skills are key to achieve this.
Let’s see if, at least this time, we begin with the people and conclude with the technology.
Juan J. F. Valera Mariscal.
Profesional de Recursos Humanos. Consultor y Formador Senior, Coach ejecutivo Valera-mariscal.com.
Psicólogo Social y del Trabajo. Investigador y divulgador sobre gamificación Seguir a @ValeraMariscal
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Para conocer tu estilo de gestión del tiempo, responde 
Para saber si tienes Reunionitis,
«El problema real no es si las máquinas piensan, sino si lo hacen los hombres.» (B. F. Skinner)
El Efecto Zeigarnik es la tendencia a recordar tareas que están en marcha o inacabadas con mayor facilidad que las que han sido completadas. Me parece un efecto interesante para reflexionar sobre cómo usamos nuestra atención y memoria en la realización de tareas.
“Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee” 
Ninguno hay que no pueda ser maestro de otro en algo.
